【放送・メディア・広告・制作会社の実態調査（情報共有編）】「横のつながり」や「情報発信者が限られる」など、解決したい課題が分散化。円滑な情報共有に向けて約4割が求めるものとは

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2023/02/10

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【放送・メディア・広告・制作会社の実態調査（情報共有編）】
「横のつながり」や「情報発信者が限られる」など、解決したい課題が分散化。
円滑な情報共有に向けて約4割が求めるものとは

rakumo 株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：御手洗大祐）は、放送・メディア・広告・制作会社の会社員257名を対象に、情報共有に関する実態調査を実施いたしました。クリエイティブにかかわる現場を支える職種（バックオフィス、情報システム担当者）と、現場で働く職種（クリエイティブ、営業、マーケティング担当者）に分けて結果をまとめましたので、お知らせいたします。

■ 調査概要

調査概要：放送・メディア・広告・制作会社の情報共有に関する実態調査
調査方法：インターネット調査
調査期間： 2022年12月15日〜同年12月20日
有効回答：放送・メディア・広告・制作会社の会社員257名（内訳：バックオフィス／情報システム担当者112名、クリエイティブ／営業／マーケティング担当者145名）

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

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■ 調査サマリー

TOPIC01: 重要な共有情報、バックオフィス側は「連絡・通達事項」が 51.8％
クリエイティブ・営業等側は「企画書や提案書など」が 55.2％でトップ

TOPIC02: 2部門ともに情報共有で解決したい課題が分散化
課題が複数あっても、16.0%超は「最も解決したい課題はなし」と回答

TOPIC03: Webサービスを使った情報共有、
約4割が「どこからでも情報にアクセスできる」「直感的な操作感・見やすさ」を希望

以下、調査結果の一部を抜粋してご紹介します。

■ 重要な共有情報両部門ともに「連絡・通達事項」「企画書や提案書、制作物・納品物等のデータ」が上位

「Q1.社内全体や関係者間で情報共有をしている話題・テーマについて、自分にとって特に重要な情報を5つまで選択してください。」と質問したところ、バックオフィス、情報システム担当者（n=112、バックオフィス）は、「連絡・通達事項」が51.8%、「企画書や提案書、制作物・納品物等のデータ」が36.6%、「プロジェクト内容・案件・取引先の情報」が35.7％と上位に入りました。

クリエイティブ、営業、マーケティング担当者（n=145。以下、クリエイティブ・営業等）は「企画書や提案書、制作物・納品物等のデータ」が55.2%、「連絡・通達事項」が46.9%、「プロジェクト内容・案件・取引先の情報」が43.4％で、1位と2位の順位が異なります。

	バックオフィス	クリエイティブ・営業等
連絡・通達事項	51.8%	46.9%
企画書や提案書、制作物・納品物等のデータ	36.6%	55.2%
プロジェクト内容・案件・取引先の情報	35.7%	43.4%
会議のアジェンダや議事録内容	28.6%	24.8%
各種規定・公式文書・申請書類等	26.8%	20.0%
自社のリリース情報（プレスリリース等）	19.6%	13.1%
外部からのイベント・セミナー・企画の案内	17.9%	16.6%
市場情報・競合他社情報	5.4%	15.2%
ふと浮かんだ事業に関するアイディア	4.5%	2.8%
プライベートに関する話題	3.6%	5.5%
その他	0.9%	0.0%
わからない/答えられない	25.9%	20.0%

■ 情報共有を行う上で解決したい課題は複数に分散。一方、課題を感じていない層も3割超存在

「Q2.社内で情報共有を行う上での課題について、当てはまるものを全て教えてください。（複数回答）」と質問したところ、バックオフィス（n=112）は「部署/社員/プロジェクト間など、横のつながりで情報共有がしにくい」が25.0%、「情報が必要な人に届いていない」が20.5% という回答となりました。

クリエイティブ・営業等（n=145）は「部署/社員/プロジェクト間など、横のつながりで情報共有がしにくい」が29.0%、「情報を発信する人が限られている」が27.6% という回答が上位にあがりました。

ただし、バックオフィス側、クリエイティブ・営業等側ともに課題と感じる項目は分散しています。また、どちらも「特にない」「わからない/答えられない」を合わせた割合は35.0％前後あり、情報共有をする上で課題を感じていない、もしくは、課題があったとしても必要な人に対して情報共有を試みている方が一定数いるとも考えられます。

	バックオフィス	クリエイティブ・営業等
部署/社員/プロジェクト間など、横のつながりで情報共有がしにくい	25.0%	29.0%
情報が必要な人に届いていない	20.5%	14.5%
情報を発信する人が限られている	19.6%	27.6%
情報発信者に対するコメントや反応がない	18.8%	13.8%
上層部と現場の間で情報のやり取りが円滑に行われていない	16.1%	25.5%
気軽に情報を発信・共有できる方法や場がない	14.3%	20.0%
情報発信や共有のルールが曖昧である	13.4%	13.1%
複数のサービスに情報が散在しており、必要な情報を探しにくい	12.5%	11.7%
複数の情報共有サービスがあり、どれを使えばよいかわからない	8.0%	5.5%
情報発信・共有のシステム・ツールが使いづらい	8.0%	5.5%
ファイルや動画コンテンツの情報共有がしにくい	4.5%	8.3%
情報の発信権限や閲覧権限などの設定ができていない	0.9%	1.4%
その他	0.0%	0.0%
特にない	17.9%	16.6%
わからない/答えられない	17.9%	18.6%

■ 情報共有で最も解決したい課題は「情報が必要な人に届いていない」や「横のつながり」。「特にない」の16.0％超は、課題があっても情報共有を試みている可能性

Q2で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した選択肢の中で一番解決したい課題を教えてください。」と質問しました。

一番解決したい課題は、バックオフィス（n=72）は「情報が必要な人に届いていない」が18.1% 、クリエイティブ・営業等（n=94）は「部署/社員/プロジェクト間など、横のつながりで情報共有がしにくい」が16.9% でした。全社員に対して情報共有する必要のあるバックオフィス側と、業務で連携する人材との情報共有に課題を感じるクリエイティブ・営業等側で1番解決したい課題に違いがあることがわかります。

なお、「特にない」と回答する割合も多く、課題が複数あっても情報共有を試み続けることで解決に取り組んでいる層がいるとも考えられます。

	バックオフィス	クリエイティブ・営業等
情報が必要な人に届いていない	18.1%	11.7%
部署/社員/プロジェクト間など、横のつながりで情報共有がしにくい	13.9%	17.0%
複数のサービスに情報が散在しており、必要な情報を探しにくい	11.1%	5.3%
上層部と現場の間で情報のやり取りが円滑に行われていない	8.3%	12.8%
情報を発信する人が限られている	6.9%	8.5%
情報発信や共有のルールが曖昧である	6.9%	9.6%
気軽に情報を発信・共有できる方法や場がない	5.6%	4.3%
情報発信者に対するコメントや反応がない	4.2%	5.3%
情報発信・共有のシステム・ツールが使いづらい	4.2%	3.2%
複数の情報共有サービスがあり、どれを使えばよいかわからない	2.8%	0.0%
ファイルや動画コンテンツの情報共有がしにくい	0.0%	6.4%
情報の発信権限や閲覧権限などの設定ができていない	0.0%	0.0%
その他	0.0%	0.0%
特にない	18.1%	16.0%
わからない/答えられない	0.0%	0.0%

■ 約4割が「どこからでも情報にアクセスできる」「直感的な操作感・見やすさ」を希望。一元管理やファイル共有のしやすさを求める声も

「Q4.社内全体との情報共有をWebサービス上で行う場合に、求める機能・性能について、当てはまるものを全て教えてください。（上位5つまで）」と質問したところ、バックオフィス（n=112）の上位は、「スマホ対応など、どこからでも情報にアクセスできる」が39.3%、「誰もが直感的に使え、必要な情報をすぐに確認できる見やすさ」が37.5% でした。

クリエイティブ・営業等（n=145）の上位は、「誰もが直感的に使え、必要な情報をすぐに確認できる見やすさ」が40.0%、「スマホ対応など、どこからでも情報にアクセスできる」が33.1% で、バックオフィス側と似たような傾向となりました。

3位以降をみると、バックオフィス側では「ファイルや動画コンテンツの共有のしやすさ」が23.2％と、連絡・通達事項や各種規定等の書類を社内に発信することが多い部門であるため、Webサービスに共有のしやすさを求めていることがわかります。クリエイティブ・営業等では「情報を一元管理（蓄積）でき、簡単に情報を閲覧・検索できる」が19.3％と、探したい情報を素早く知りたいニーズがあることがうかがえます。

	バックオフィス	クリエイティブ・営業等
スマホ対応など、どこからでも情報にアクセスできる	39.3%	33.1%
誰もが直感的に使え、必要な情報をすぐに確認できる見やすさ	37.5%	40.0%
ファイルや動画コンテンツの共有のしやすさ	23.2%	17.2%
全社/部門/役職など、情報共有先をグループ化できる	18.8%	10.3%
情報を一元管理（蓄積）でき、簡単に情報を閲覧・検索できる	18.8%	19.3%
情報発信者へのコメントや反応など、双方向コミュニケーションを促す仕組み	17.0%	17.2%
構築・運用管理のしやすさ	13.4%	11.0%
「定型」「非定型」どちらの情報も柔軟に発信・共有できる	12.5%	12.4%
1つの情報発信（投稿）をメールなど複数サービスに同時に送信できる	12.5%	5.5%
複数の情報共有サービスを横断検索できる	9.8%	9.7%
情報の発信者（先）・閲覧者などの権限設定の容易さ	8.0%	4.8%
その他	0.9%	0.0%
わからない/答えられない	26.8%	19.3%

■ 全ての調査結果について

本プレスリリースで公開している項目以外に

社内/社外での情報収集の手段
情報共有における特に重要な話題・テーマについて
Q4以外で情報共有をWebサービスで行う際に求める機能

などの調査結果に加え、全体の数値に対する解説や考察などをまとめたレポートを公開しています。

▶ 調査レポート全文の無料ダウンロードはこちら

■ まとめ

今回は、放送・メディア・広告・制作会社の会社員（バックオフィス、情報システム、クリエイティブ、営業、マーケティング）257名を対象に、情報共有に関する実態調査を実施いたしました。

クリエイティブにかかわる人材が活躍する業界において、情報共有で特に重要な情報は「企画書や提案書、制作物・納品物等のデータ」「通達事項」をあげる割合が多い結果に。この結果は、バックオフィス側、営業・クリエイティブ等側ともに同様の傾向で、職種を問わず、重視する点は共通の部分があることがわかりました。

多様な人材と協力して業務に取り組むクリエイティブ業務において、共有された情報をいつでもすぐに確認できる環境があることで、コミュニケーションを円滑にし、ひいては制作物の完成度にも良い影響を与えるのではないでしょうか。特に現場の業務を支援するバックオフィス側においては、データの共有のしやすさ、グループ単位での情報発信など、届けたい人にデータや情報を届けることを重視していることが調査を通じてわかりました。

コミュニケーションツールが多く存在する今、放送・メディア・広告・制作会社に求められているツールは、現場でクリエイティブ業務に取り組む意欲が高まるような積極的な意見交換や情報共有が簡単にできることがポイントだといえるでしょう。

■ 「rakumo ボード」について

rakumo ボードは、シンプルで心地よい閲覧画面を備えた、社内の情報伝達・コミュニケーションを促進・活性化する Google Workspace と連携した「社内掲示板」です。

一般的な掲示版機能に加え、コメントや Good Job! 、速報機能など、社内コミュニケーションを活性化するための仕組みを提供します。

手触りの良い操作感と、使う人を迷わせない画面デザインの実現により、お知らせや発表、アイデア募集といった掲示に対する積極的な意見交換・情報共有が可能。社内のコミュニケーションが活性化します。

rakumo ボードの詳細については製品サイトをご参照ください。
https://rakumo.com/product/gsuite/board/

■ rakumo シリーズについて

rakumo シリーズは、「仕事をラクに。オモシロく。」をコンセプトに、Google Workspace（旧 G Suite™ ）を進化させるクラウド型拡張ツールです。Google Workspace のユーザー管理、認証、セキュリティ機能を共通利用した、誰もが直感的に使えるサービスです。現在 rakumo シリーズは、数名から大規模までの 2300 社以上、100 万ライセンス超のお客様にご利用いただいております。